WHOIS数据库主要是由注册商和注册局来运营;例如:公益注册局(PIR)主要管理(.org)的注册。ICANN旗下的IANA部门负责所有互联网资源的中心注册,指向负责(次级)注册局的WHOIS服务器和该注册局的详细联系信息。
域名系统注册局运营商还需要维护另一个关键系统,即授权域名服务器,该服务器掌握了网页地址的重要信息。例如,如果您在浏览器中键入www.icann.org,则您的互联网服务器提供商(ISP)则需要查询域名服务器,从硬编码根服务器开始寻找哪个域名服务器与上述域名相关联。这些域名服务器中之一将被联系上,然后返回该域名的IP地址。这样,您的电脑就与提供ICANN网页服务的电脑连上了。
每次需要查询哪个注册局运营商则取决于域名后缀(例如:.com 、.net 、 .UK 、 .CO.UK、IP6.ARPA等),即顶级域名(TLD)。这些顶级域名的数量也在不断增加中。如果互联网服务提供商不知道具体域名地址,则可根据已经给定的域名部分内容确定应当查询的域名服务器,首先可从根服务器开始查找。全球各地均设有多个根服务器,他们将能够将具体查询指向恰当的下游域名服务器。
WHOIS的设计旨在可以按同样的方式进行运作:首先从WHOIS.IANA.ORG开始,然后根据参考资料指向下游的WHOIS服务器,直至获得所需信息。“增强型”注册的流程显示如下。若注册采取的是“减弱型”,则需要在注册商的数据库中进行另一轮的处理查询,以获取有关该域名的WHOIS数据。